Kundansvar · Processuppdelning
Automatisera sifferunderlaget, låt AI skriva ett utkast till sammanfattningen och låt den kundansvariga stå för helhetsbilden och önskemålen till kunden.
En kvartalsvis affärsgenomgång tar dagar att förbereda och en timme att genomföra, vilket är anledningen till att team ofta frågar om AI kan förbereda en sådan åt dem. Största delen av förberedelserna handlar om att samla in uppgifter: användningssiffror, supporthistorik, intäkter och utestående åtgärder från förra gången. En del handlar om att skriva: vad som hände detta kvartal och varför det spelar roll. En liten del kräver omdöme: vilken berättelse man ska berätta, vad man ska be om och vad man ska lova. Regler kan samla in uppgifter, AI kan skriva utkast och den kundansvariga bör ansvara för berättelsen. Börja med att enas om hur mätvärdena definieras; en QBR baserad på siffror som två team tolkar olika leder till en konflikt, inte en genomgång.
Användning, ärenden, svarstider och intäkter hämtas från system som redan innehåller uppgifterna. Ett schemalagt arbetsflöde fyller mallen för den kvartalsvisa affärsgenomgången med samma mätvärden varje gång.
AI läser kvartalets ärenden, anteckningar och förändringar i användningen och skriver en faktabaserad sammanfattning av vad som har förändrats för kunden. Att omvandla spridda uppgifter till en läsbar text är en avgränsad uppgift med ett verifierbart resultat.
AI fyller QBR-mallen med siffrorna och sammanfattningen och föreslår rubriker för varje presentationsbild. Den kundansvariga granskar varje påstående och justerar tonen innan något visas för en kund.
Att avgöra vad som ska betonas, vad man ska be kunden om och vad man ska erbjuda nästa kvartal är den kundansvarigas uppgift. De valen beror på relationen och leder till åtaganden.
AI tar fram utkast till åtgärdslistan och uppföljningsanteckningen utifrån mötesanteckningarna eller inspelningen. Den kundansvariga bekräftar ansvariga och datum innan något skickas eller loggas.
Förbered de kommande tre kvartalsvisa affärsgenomgångarna två gånger: en gång som vanligt och en gång med automatiskt sammanställda siffror och AI-sammanfattningen. Jämför hur korrekta underlagen blev, hur mycket den kundansvariga skrev om och hur lång tid förberedelserna tog. Behåll berättelsen, önskemålen och mötet precis som de är.
Att låta presentationen ersätta genomgången. En välpolerad, automatiserad kvartalsgenomgång som redovisar siffror kunden redan känner till och inte efterfrågar något är en bortslösad timme; automatiseringen finns för att frigöra tid för samtalet.
Ja, och ju enklare desto bättre. En fast QBR-mall gör siffrorna jämförbara från kvartal till kvartal och ger automatiseringen en tydlig struktur att fylla i. Om du använder en QBR-mall för försäljning, en QBR-mall för SaaS eller ett eget format spelar mindre roll än att använda samma definitioner av mätetal och samma ordning på presentationsbilderna för alla kunder.
Den kan skriva den första versionen av de beskrivande presentationsbilderna: vad som hände, vilka ärenden som skapades och hur användningen förändrades. Den bör inte välja budskapet eller formulera önskemålen, och den får aldrig lägga in en siffra på en bild utan att den kommer från dokumenterade uppgifter. Behandla AI-utkastet som ett underlag för den kundansvariga, inte som den färdiga leveransen.
Insamlingen och första utkastet, vilket vanligtvis står för majoriteten av timmarna. Återstående arbete — att avgöra vad siffrorna betyder för denna kund och vad som ska begäras — ligger kvar hos en person. Om den automatiserade delen ändå tar lång tid beror det oftast på definitionsfrågor kring mått eller data spridda över system, inte på verktygen.
Vägledning med exempel på arbetsflöden från Arcgent. Varje företag behöver en egen bedömning. Inga påståenden om integrationer eller besparingar har verifierats för dina system.
Få en bedömning baserad på dina egna steg, system och begränsningar.
Granska min process Se en exempelrapport ↗